Regolamento OO.CC. e riunioni in modalità Smart

REGOLAMENTO DELLE SEDUTE DEGLI ORGANI COLLEGIALI IN MODALITA’ TELEMATICA APPROVATO NELLA SEDUTA DEL CONSIGLIO D’ISTITUTO DEL 26/05/2022 CON DELIBERA N°15
Art. 1 Ambito di applicazione

Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli organi collegiali scolastici: Collegio dei Docenti e sue articolazioni, Consiglio d’Istituto, Giunta esecutiva, Consigli di Classe, Interclasse Intersezione; nonché del Comitato di valutazione dei docenti, delle Riunioni dei gruppi di lavoro; Riunioni di Staff, Riunioni di commissioni; del Comitato di Valutazione; delle RSU e delle riunioni che prevedo l’adesione a progetti, reti bandi, avvisi pubblici che potrebbero comportare l’acquisizione di risorse economiche o opportunità vantaggiose per la scuola.
Art. 2 Definizione
Ai fini del presente Regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche” si intendono le riunioni degli organi collegiali di cui all’Art. 1 per le quali è prevista la possibilità che tutti i componenti dell’organo partecipino anche a distanza, da luoghi diversi
dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso della piattaforma TEAMS facente parte di OFFICE 365 di Microsoft.
Tale modalità deve essere specificatamente prevista al momento dell’indizione della riunione

Art. 3 Requisiti tecnici minimi
1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone:
- l’assegnazione di un account personale fornito dall’Istituto
(nome.cognome@icnoviligure3.gov.it ) di cui il componente dell’organo garantisce di fare uso esclusivo e protetto;
- il possesso di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale supportati da una connessione internet adeguata.
2. Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità di:
a. prendere visione degli atti della riunione;
b. intervenire nella discussione;
c. trasmettere pareri sugli atti in discussione;
d. scambio di documenti inerenti l’ordine del giorno;
e. esprimere il proprio voto sull’argomento posto in votazione;
f. approvare il verbale.
3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, modulo di FORMS e tutti gli applicativi di OFFICE 365.
Art. 4 Materie della modalità telematica
1. L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli organi collegiali di cui all’Art.1 per deliberare sulle materie di propria competenza per le quali non si presume la necessità di discussione collegiale; quando le riunioni siano convocate con urgenza per rispettare scadenze o impegni inderogabili; in caso di gravi situazioni per cui sia impossibile la riunione in presenza e nelle condizioni in cui le riunioni a distanza consentono di rendere più efficace ed efficiente l’operato dell’Istituzione scolastica.
Art. 5 Convocazione
La convocazione delle adunanze degli organi collegiali, per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica, deve essere inviata tramite bacheca del registro elettronico o posta elettronica a tutti i componenti dell’organo, di norma almeno cinque giorni prima della
data fissata per l’adunanza, salvo situazioni di urgenza o emergenza, senza i 5 giorni di preavviso. Alle convocazioni effettuate nei termini precedenti dovrà essere dato riscontro con conferma di avvenuta ricezione. Dovrà inoltre essere inviata risposta di conferma della presenza oppure di giustificazione dell’assenza. In mancanza di riscontro il componente dell’organo sarà ritenuto assente non giustificato.
Art. 6 Svolgimento delle sedute
La seduta potrà svolgersi in modalità:
Asincrona
a. Convocazione tramite registro con l’indicazione dell’ordine del giorno e del link di collegamento al modulo FORMS per le votazioni, appositamente creato;
b. Creazione di un file elettronico con il link del modulo FORMS contenente la formulazione esatta delle delibere da sottoporre ad approvazione e di ogni materiale utile a fornire informazioni sulla delibera;
c. Espressione da parte di ogni componente dell’organo collegiale del proprio parere tramite la selezione dell’opzione desiderata (favorevole/contrario/astenuto) entro il termine stabilito dall’invito della convocazione;
d. Verbalizzazione del risultato della votazione sulla base del documento elettronico estrapolato dal modulo FORMS; tale risultato sarà considerato valido solo se espresso dalla maggioranza assoluta dei votanti, accertato che si siano espressi almeno metà più uno dei docenti;
e. La mancata compilazione entro il termine stabilito e il relativo mancato invio corrispondono all’assenza della seduta digitale da giustificare, tranne le assenze relative a casi già giustificati precedentemente (ad esempio: caso di malattia, ferie, visite programmate, ecc.)
f. La seduta verrà verbalizzata come avvenuta nel giorno di chiusura delle votazioni;
g. Il verbale con l’esito della votazione verrà approvato nella seduta successiva.
Sincrona
a. Convocazione regolare, comprensiva dell’elenco degli argomenti all’ordine del giorno;
b. Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti richiesti per l’adunanza in presenza, partecipazione almeno della maggioranza dei convocati. Ai fini della determinazione del predetto quorum strutturale, vanno sottratti coloro che abbiano giustificato con comunicazione scritta la loro assenza. La rilevazione delle presenze avviene mediante un link inserito nel “POST” e nella “CHAT” del canale TEAMS dedicato all’organo collegiale;
c. La delibera dell’adunanza deve indicare i nominativi di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno;
d. La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel Verbale di seduta.
Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti;
e. La delibera può essere espressa: attraverso un modulo online appositamente creato contenente il testo della delibera e reso disponibile attraverso un link inserito nel “POST” del canale TEAMS dedicato all’organo collegiale, in un determinato giorno e per un periodo limitato definito nella comunicazione del link stesso. Si riterranno approvate le delibere che riceveranno la maggioranza dei pareri favorevoli entro il periodo in cui il parere è esprimibile. Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più componenti risulti impossibile o venga interrotto per problemi tecnici, se il numero legale è assicurato la riunione può comunque svolgersi, dando atto dell’assenza giustificata del/i componente/i impossibilitato/i a mantenere attivo il collegamento. In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento in tempi brevi, il Presidente dell’organo collegiale dichiara nulla la votazione. Eventuale impossibilità a partecipare dovrà essere comunicata dagli interessati al Dirigente;
f. Per quanto non esplicitamente espresso si rimanda alle norme /regolamenti già in essere;
g. Il membro dell’O.C. è tenuto ad assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni ed evitare, nello svolgimento delle sedute, il coinvolgimento sotto qualsiasi forma e modalità di persone esterne all’O.C.. E’ fatto divieto ai partecipanti la registrazione audio e/o video, fotografica della videoconferenza;
h. Ogni partecipante dovrà essere munito di webcam e microfono e renderà visibile il proprio  volto quando richiesto;
i. La modalità di votazione avviene tramite link inserito nel “POST” e nella “CHAT” del canale TEAMS dedicato all’organo collegiale SOLO al termine della riunione collegiale, esprimendo il proprio parere tramite la selezione dell’opzione desiderata (favorevole/contrario/astenuto) entro il termine stabilito all’inizio di seduta;
j. Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più componenti risulti impossibile o venga interrotto per problemi tecnici, se il numero legale è assicurato la riunione può comunque svolgersi, dando atto dell’assenza giustificata del/i componente/i impossibilitato/i a mantenere attivo il collegamento;
k. In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento in tempi brevi, il Presidente dell’organo collegiale dichiara nulla la votazione. La mancata compilazione entro il termine stabilito e il relativo mancato invio dovranno essere giustificati in quanto non congrui rispetto all’iniziale rilevazione delle presenze e potrebbero corrispondere all’assenza dalla seduta digitale.
Art. 7 Verbale di seduta
Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
a. l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
b. la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le assenze giustificate;
c. l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo;
d. la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
e. le dichiarazioni rese, a distanza, dai partecipanti;
f. il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del iorno;
g. la modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa;
h. il verbale della riunione telematica, firmato dal Presidente e dal segretario, può essere  trasmesso tramite bacheca del registro elettronico in formato pdf a tutti i componenti dell’organo per l’esplicita approvazione. Oltre a quanto previsto dalle norme vigenti, nel verbale della riunione a distanza devono essere indicati i nominativi dei componenti assenti giustificati. Nel verbale si deve dare conto degli eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e della votazione.
Art. 8 – Disposizioni transitorie e finali
Il presente Regolamento è approvato dal Consiglio di Istituto in data 26/05/2022 con delibera n. 15 e verrà pubblicato sul sito della scuola.
L’integrazione ed il rinnovo dello stesso avverranno sulla base di eventuali indicazioni ministeriali.

Allegati

Regolamento OO.CC. e riunioni in modalità Smart.pdf